第一章 总则
第一条 为进一步规范外事接待工作，加强外事接待经费管理，根据中共中央关于改进工作作风、密切联系群众的八项规定和中央领导对有关厉行节约、反对浪费等方面的重要批示以及《中央和国家机关外宾接待经费管理办法》（财行[2013]533号）、《上海市市级机关外宾接待经费管理办法》（沪财行[2014]24号）等有关涉外管理规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 外事接待应坚持服务学校人才培养、提高实效、友好对等、务实节俭的原则。
第三条 外事接待按照有关外事管理规定，实行归口管理，分级负责。外事办公室是学校外事工作的归口管理部门，负责学校外事接待的管理和协调工作，各系（部）负责本单位的外事接待活动，并应对学校布置的外事接待活动予以支持和配合。
第二章 接待管理
第四条 邀请外宾来访应结合学校专业建设、人才培养、国际化建设和业务工作的现实需要与发展规划，提高计划性，尽量减少临时性和无实质成效的接待。
第五条 外宾来访前应要求对方明确来访目的、访谈具体内容、来访人员名单及背景介绍等，接待系（部）应至少提前2周将外宾接待备案审核表（见附件1）报外事办公室审核批准。
第六条 接待系（部）应针对来访目的和访谈内容等做好充分准备，组织相关专业人员参加业务商谈，力求产生实际效益和成果。接待系（部）应指定责任心强、精通外语和富有外事经验的人员认真落实接待准备工作，包括制订详细的接待计划、准备会谈参考资料等，并报外事办公室备案。
第七条 参加外事接待活动的人员应严格遵守时间、外事纪律和外事礼仪，注意着装整洁；参加会见、授聘或签字仪式等正式场合应尽量着正装。
第八条 接待活动中若涉及重要外事活动，如授予荣誉头衔、签署协议、接受捐赠等事宜，必须做好背景资料等相关文本，并提前1个月报外事办公室和相关系（部）审核。
第九条 各类会见、仪式等接待活动，一般遵循身份级别对等和工作需要的原则安排相应人员参加。凡请学校领导参加的外事接待活动，接待系（部）应提前2周将接待计划报外事办公室审核，由外事办公室报党委（校长）办公室邀请学校领导出席。
第十条 外事接待过程中应注意搜集、保存相关资料和工作照片（视频）等。接待任务完成后1周内，接待系（部）须向外事办公室提交接待工作总结（包括文字、照片、视频，内容包括接待效益和成果、存在的问题和建议等）。
第十一条 国外非政府组织、基金会和有关团体人员来访、捐助（赠）和开展社会调查等，必须事先了解其政治背景、宗教背景、捐助（赠）目的等情况，并书面向党委（校长）办公室报告，在得到同意的情况下方可实施。
第十二条 外事接待活动一般不安排校外参观活动。
第十三条 接待过程中应注意外宾安全，包括交通安全、人身安全、财产安全等，提醒外宾妥善保管自己的重要证件和财物。
第十四条 外事接待中应注意保密，严格遵守国家和学校有关保密规定，不得泄密。各接待系（部）对于提供给外宾的介绍材料必须做到事先审核，严格把关。
第三章 经费管理
第十五条 学校对接待经费实行专项预算和管理，用于学校内宾和外事接待开支。外事接待中，各系（部）严格按照学校外事接待有关规定执行。
第十六条 接待系（部）应从严、从紧控制外事接待费用，严格执行接待费用开支标准，不得突破，不得以其他名目虚假列支接待费用。
第十七条 外宾接待费用开支范围主要包括住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠礼等。
外宾接待经费原则上不得列支外宾来华国际旅费。
第十八条 住宿费按以下办法执行：
（一）外宾住宿应当注重安全舒适，不追求奢华，住宿标准一般不超过四星级宾馆。
（二）外宾住房标准：一般不安排套间。
（三）学校可结合实际情况与符合条件的宾馆签订长期合作协议，争取优惠价格。
第十九条 日常伙食费按以下办法执行：
（一）外宾日常伙食招待应当注意节俭，严格根据伙食费标准选择菜品，提倡采用自助餐等形式。
（二）外宾日常伙食费（含酒水、饮料）标准为每人每天不超过300元。
第二十条 外事接待原则上不安排宴请。确有需要的，应按照以下办法执行：
（一）宴请外宾严禁讲排场，不上高档菜和酒水，杜绝奢侈浪费。除宴会外，应以工作餐为主。
（二）每批接待一般只宴请1次，学校已安排宴请的，系（部）则不再安排。
（三）宴请应当根据礼宾要求和工作需要，从严掌控，选择合适的陪餐人员。接待重要外宾和对学校有重大意义的重大外事活动，我方参加宴请人数可按照礼宾要求安排。其他宴请，外宾5人（含5人）以内的，中外人数原则上在1:1以内安排；外宾超过5人的，超过部分中外人数原则上在1:2以内安排。
（四）宴请外宾的费用标准：校级领导出面举行的宴会，标准上限为每人每次300元；其他人员出面举行的宴会，标准上限为每人每次200元；工作餐标准上限为每人每次100元。
第二十一条 交通费按以下办法执行：
（一）外宾用车应当根据实际情况安排，除少数重要外宾乘坐小轿车外，其他外宾可视人数多少安排小轿车、中巴士或大巴士。在符合礼宾要求的前提下，外宾出行应当集中乘车，减少随行车辆。
（二）接待外宾确需租用车辆的，学校应当与资质合格、运营规范的汽车租赁公司签订租赁合同。
第二十二条 对外赠礼按照以下办法执行：
（一）对外赠礼应当节约从简，实物礼品应当尽量选择具有中国特色、学校特色和纪念意义的物品、朴素大方，不求奢华。
（二）赠礼对象一般仅为对方团长，必要时可包括主要陪同人员。原则上只赠礼1次，学校已赠礼品的，系（部）不再赠礼。如外方赠礼，则可按对等原则回礼。对于多次来访的外宾一般不再互送礼品。
（三）对外赠礼以我方或外宾方级别较高的一方的级别确定赠礼标准，一般每人每次礼品不得超过200元，对于陪同人员可以视情况赠送小纪念品。
（四）对访问我校的著名友好人士、社会名流、著名专家学者，确有必要赠礼的，参照国家及上海市相关标准执行。
第二十三条 违反本办法规定，有下列行为之一的，按照国家法律和学校有关规定责令整改、追回资金，并追究有关人员责任：
（一）擅自提高接待开支标准的；
（二）违规扩大外宾接待开支范围，或报销与接待无关费用的；
（三）使用虚假发票报销接待费用的；
（四）其他违反本办法的行为。
第四章 附则
第二十四条 港澳台地区来宾接待参照本办法执行。
第二十五条 其他未尽事宜，视具体情况处理。
第二十六条 本办法由外事办公室负责解释。
第二十七条 本办法自印发之日起实施。
附件1：上海出版印刷高等专科学校外宾接待备案审核表.docx
